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🎯 8 recomendaciones para volver efectiva una reunión de trabajo 💼

🎯 8 recomendaciones para volver efectiva una reunión de trabajo 💼 31 octubre, 20193 Comentarios

La mayoría de veces una reunión de trabajo puede fracasar por su pobre organización y gran ineficiencia. Incluso esta puede caer en ese síndrome conocido como reunionitis.

Ante ello, algunos expertos en clima laboral han identificado ocho tácticas que pueden volver más efectiva una reunión de trabajo. Estas son:

✅ 1. Diseñar una agenda efectiva

La gente exitosa sabe que una reunión efectiva comienza con una agenda efectiva. La clave para crearla está en:
– 🔥 Buscar aportes de los participantes antes de la reunión para diseñar la agenda, así no aparecerán de la nada nuevos temas y se pondrá la vista en el objetivo inicial.
– 🔥 Anunciar claramente el propósito de la reunión de trabajo.
– 🔥 Anunciar quién guiará la reunión.
– 🔥 Identificar a todos los participantes invitados y asegurarse de no olvidar a nadie importante.
– 🔥 Escribir los temas de la reunión a modo de preguntas con el fin de motivar la participación de todos.
– 🔥 Fijar un tiempo estimado para cada ítem de la agenda, y así monitorear el progreso de la reunión y asegurarse de que todos los temas sean cubiertos.

✅ 2. Exija puntualidad 

Luego de enviar la notificación es necesario recalcar la puntualidad⌚, ya que así será posible discutir los temas pactados, sin extender demasiado el tiempo de la reunión (lo ideal es que éstas no superen los 45 minutos de duración). Según los especialistas, los horarios recomendados para llevar a cabo una reunión de trabajo son a las nueve de la mañana, cuando recién comienza el día, o después del horario de almuerzo, a eso de las tres de la tarde.

✅ 3. Prohibir los smartphones

Muchas personas consideran inapropiado el uso de sus teléfonos inteligentes en una reunión de trabajo; y es que cuando una persona usa su smartphone en eventos, solo muestra:
– ✍ Falta de respeto: la información de su teléfono parece ser más importante que la conversación en la reunión.
– ✍ Falta de atención: una persona es incapaz de concentrarse en más de dos cosas a la vez. La habilidad de ser multitasking es un mito.
– ✍ Falta de escucha: no demuestra la atención requerida para una verdadera escucha activa.
– ✍ Falta de poder: solo se muestra como un moderno can de Pavlov que responde a la alerta de su teléfono.
– ✍ Silencio: para hacer valioso el tiempo empleado en la reunión de trabajo, los participantes deben poner sus smartphones en “mute”.

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✅ 4. Utilice cuotas de humor. 

La reunión de trabajo debe ser una discusión positiva y no un encuentro de colaboradores aburridos, molestos y desmotivados. Por eso, es adecuado manejar las reuniones con una pequeña cuota de humor 🤡 que rompa el hielo entre los participantes. Un buen expositor sabe identificar el momento en la que la audiencia necesita relajarse, distenderse, concentrarse, cuando están incómodos, y cuándo es el momento de hacer un break. Para ello, es ideal que el líder de la reunión sea carismático y así pueda captar mejor la atención de la gente sin perder el enfoque en la resolución de los temas.

✅ 5. No sentarse

Sentarse es como fumar. Un reporte del Journal of Applied Psychology dice: las reuniones en la que las personas están sentadas fueron 34% más largas ⌛ que las reuniones donde los participantes estuvieron parados, sin embargo, de ellas no salen buenas decisiones. Steve Jobs y Mark Zuckerberg son muy conocidos por caminar en sus reuniones.

✅ 6. Evitar monólogos. 

Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá del expositor. Éste deberá mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo, evitando caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos. Un buen expositor debe ser una persona con la capacidad de estar atento a los estados de ánimo de los participantes, que sepa interpretar la comunicación no verbal de los asistentes y saber cuándo intervenir para detener una discusión. Es necesario que todos los asistentes opinen y expongan sus puntos de vista y evitar que la reunión de trabajo se vuelva un encuentro monótono y aburrido.

✅ 7. Anota los temas 

Es primordial tomar nota ✍ de los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Anotar demuestra interés hacia los asistentes, quienes se sentirán que fueron tomados en cuenta. El expositor debe enviar a los asistentes un resumen con los puntos tratados, así como las conclusiones acordadas que serán puestas en marcha.

✅ 8. Seguimiento

Luego de anotar y enviar las conclusiones se debe:

  • ⚡ Asignar a una persona que se encargue de monitorear los acuerdos.
  • ⚡ Cumplir la calendarización de los proyectos.
  • ⚡ Evaluar si se lograron los objetivos previstos en la reunión.
  • ⚡ Que haya recordatorio en caso de incumplimientos y temas pendientes.
  • ⚡ Redefinir lo que no se llegó a realizar.
  • ⚡ Que cada persona a la que se le asignaron funciones las acate.
  • ⚡ Que la puesta en marcha de las acciones de mejora provoque el efecto deseado.
  • ⚡ En la siguiente reunión se deben volver a considerar los puntos anteriores.

El éxito de cualquier organización va unido al éxito de su comunicación interna. Volver efectiva una reunión de trabajo es garantía de tomar mejores decisiones, solucionar problemas y construir relaciones laborales. 

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